تمتلك كلية الطب بجامعة هارفارد ما يقرب من 4300 من الأصول ذات القيمة العالية ضمن أصولها الثابتة البالغ عددها 15000، بما في ذلك الخوادم والحاضنات والمجمدات الطبية وأجهزة الطرد المركزي والمجاهر لأبحاث الحمض النووي وأجهزة التدوير الحرارية. قدم جيف ديشياسيو، مدير المشتريات الإستراتيجية بالأكاديمية، عملية النشر الناجحة.

تم شراء ما يقرب من نصف هذه الأصول بأموال خارجية، بما في ذلك المنح والعقود الممولة من الحكومة، والمدرسة مسؤولة عن ضمان سلامة هذه الأصول. ولضمان ذلك، تقدم كلية الطب بجامعة هارفارد تقرير تدقيق إلى برايس ووترهاوس مرة واحدة سنويًا وتقوم بإجراء جرد داخلي للأصول. قال دي كياجيو: "يجب علينا أن نعتني جيدًا بالأصول التي نستخدمها ونشتريها للبحث."

قبل نشر تقنية RFID، استخدمت كلية الطب بجامعة هارفارد العمل اليدوي لإجراء جرد الأصول. عادةً، يتم إدخال كل أصل في نظام Oracle Asset Workbench ويتم تعيين ملصق رمز شريطي مطبوع له. برفقة المحللين الماليين للأصول الثابتة ودي كياجيو، حمل مديرو عمليات البحث (ROM) جدول بيانات Microsoft Excel وتجولوا في كل قسم أو مختبر للعثور على الأصول. لكل قسم أو معمل رقم تسلسلي فريد.

نظرًا لعدم توفر ماسح ضوئي للرموز الشريطية، يستخدمون أعينهم لتأكيد البيانات، ومقارنتها بالمعلومات الموجودة في الغرفة المحددة في جدول البيانات، وكتابة الملاحظات أو تسجيل الاختلافات.

إذا واجهوا أي علامات أصول غير مدرجة في جدول البيانات، فيجب عليهم البحث عنها في نظام OFA على الكمبيوتر لتحديد القسم الذي تنتمي إليه هذه الأصول. ثم أدخل نتيجة جرد الأصول يدويًا وقم بتحميلها إلى OFA. هذه ليست عملية تستغرق وقتا طويلا فحسب، ولكنها قد تسبب أيضا ضررا لتلك الأصول ذات القيمة العالية. على سبيل المثال، أدرج قسم علم الأعصاب في كلية الطب بجامعة هارفارد أكثر من 800 أصل في جدول بيانات مكون من 16 صفحة.

سيعقد Di Qiaggio اجتماعات الأصول مع مديري الأصول في الأقسام، ويرافق فريق أبحاث الأصول عبر المختبر ويساعدهم في جرد الأصول. تستغرق هذه العملية ساعتين في المتوسط ​​للعثور على 50 أصلًا. وقال دي كياجيو: "مثل هذه العمليات اليدوية غير فعالة وغير مستدامة لأن أصول المدرسة تتزايد بنحو 1000 عنصر كل عام. وفي ضوء ذلك، يتعين علينا اتخاذ الإجراءات اللازمة لإيجاد بدائل."

ولذلك، أجرت كلية الطب بجامعة هارفارد مناقصة لمدة شهرين لحلول الأتمتة في صيف عام 2017، ثم قامت بتقييم العطاءات وأجرت مناقصة ثانية قبل ترسية العقد. بعد اختيار حل راديانت، بدأت الكلية تجارب ميدانية في كليتين شاركتا طوعًا في الاختبار: بيولوجيا الخلية ومشروع العلوم العلاجية بجامعة هارفارد. تتغلب كلية الطب على تحديات القراءة المتقاطعة في تركيب أجهزة القراءة لضمان عدم التقاطها في الغرف المجاورة.

تم إطلاق هذا الحل لاحقًا في يوليو 2018، وبعد ذلك استغرقت كلية الطب بجامعة هارفارد 18 شهرًا لإعادة تسمية الأصول الحالية والأصول المستلمة حديثًا بعلامات RFID. سيتم ربط هذه العلامات المطلوبة مسبقًا بأصول محددة، وسيتم أيضًا ربط كل علامة والأصول المرتبطة بها بغرفة معينة. يأتي حل تعقب الأصول الافتراضية (VAT) القائم على السحابة من Radiant مع تطبيق جوال يسمى VAT2Go.

عندما يبدأ الموظفون في العد، سيستخدمون VAT2Go الذي يعمل على iPhone، ويدخلون المبنى والغرفة التي يدخلونها، ويقومون بمسح الرمز الشريطي ضوئيًا وقراءة علامة RFID. بعد قراءة العلامات، يمكنهم عرض النتائج في التطبيق للتأكد من أن جميع الأصول في المواقع الصحيحة، بالإضافة إلى الأصول المفقودة والإضافية في الغرفة. تتم مزامنة هذه النتائج مع تطبيق VAT2Go عبر الإنترنت، ويمكن للمستخدمين تنزيلها وإنشاء تقارير لتحميلها إلى OFA (لا يزال OFA هو نظام تسجيل الأصول الثابتة في كلية الطب بجامعة هارفارد).

وقال دي كياجيو: "يسمح لنا تطبيق الويب هذا بإجراء تغييرات فردية أو واسعة النطاق عن طريق التحميل أو يدويًا، مثل إعادة تخصيص الأصول إلى موقع آخر." يمكن لكلية الطب بجامعة هارفارد أيضًا استخدام حلول RFID لإلغاء OFA بعض الأصول في نظام ضريبة القيمة المضافة وإزالتها من نظام ضريبة القيمة المضافة. تتضمن فوائد إدارة RFID جردًا أكثر دقة وكفاءة للأصول، مما يعني أن ROM ومديري الأصول لا يضطرون إلى مقاطعة أبحاث الأصول الخاصة بهم عندما يقومون بإجراء جرد معهم. كما أن عملية جرد الأصول الفعلية أقل تدميراً من العملية اليدوية.

واجه نشر هذه التكنولوجيا أيضًا بعض التقلبات والمنعطفات، ويمثل التمويل تحديًا مهمًا لإبطاء عملية المشروع. ترك بعض الأعضاء المشروع وانتقلوا إلى وظائف أخرى، وتسبب وباء كوفيد-19 في إغلاق المدرسة في مارس 2020، مما سمح فقط للموظفين الضروريين بالدخول. في الواقع، لم يتمكن دي كياجيو بنفسه من الوصول إلى مكان الحادث، لذلك أرسل الملصق بالبريد إلى صوفيا شو، وهي محللة مالية للأصول الثابتة في كلية الطب بجامعة هارفارد، والتي يمكنها الاستمرار في وضع العلامات، وإحصاء الأصول، وتحديث OFA في الحرم الجامعي.

قال دي كياجيو إنه منذ بدء تشغيل النظام، أجرت المدرسة جردًا للأصول فقط بسبب الوباء. أي أن نتائج هذا الجرد تثبت أن نظام RFID يمكنه توفير الوقت. إحدى مزايا RFID هي أنه بغض النظر عما إذا كانت هذه الأصول تنتمي إلى قسم بيولوجيا الخلية، أو قسم البيولوجيا العصبية، أو حتى مدرسة أخرى بجامعة هارفارد في منطقة كامبريدج، فإن RFID يمكنه قراءة جميع الأصول الموجودة في الغرفة دون الحاجة إلى مقارنة الأصول معلومات خاصة بكل قسم أو معمل.

لا تحتاج عملية التدقيق التي تجريها شركة PricewaterhouseCoopers إلى قراءة علامات RFID، ولكن RFID توفر دعم البيانات المطلوبة للتدقيق حتى تتمكن المدرسة من العثور على أي أصول مختارة للتدقيق والتأكد من أنها متاحة بسهولة عند وصول المدقق. واليوم، يتضمن أيضًا عمليات التدقيق الافتراضية في اجتماعات Microsoft Teams.

في المستقبل، يأمل دي كياجيو أن تقنية RFID يمكن أن تحقق فوائد للتغييرات الأخرى، مثل تجديد مساحات المختبرات. يستطيع قارئ RFID مسح العناصر قبل تجديد الغرفة، ثم إجراء المسح مرة أخرى عند نقل العناصر إلى الغرفة التي تم تجديدها حديثًا لمنع فقدان العناصر.


فائدة أخرى هي القدرة على استخدام القارئ للبحث عن علامات RFID في وضع عداد جيجر لتحديد موقع الأصول المفقودة. يتذكر دي كياجيو أنه قرأ عن طريق الخطأ ملصق جهاز طرد مركزي مبرد غير مرئي في عام 2019. "كنت أقوم بالمسح الضوئي في ذلك الوقت، لكنني لم أتمكن من رؤيته بالعين المجردة. وعندما قمت بتقريب القارئ من مصدر الإشارة، وجدت هذا الأصل في إذا لم يكن هناك RFID، فقد أعتقد أن هذه الأصول قد سُرقت أو تم التخلص منها
بالإضافة إلى كلية الطب بجامعة هارفارد (HMS)، يتم حاليًا تنفيذ أنظمة RFID أو وضعها قيد الاستخدام في كلية الآداب والعلوم (FAS) بجامعة هارفارد، وكلية الهندسة والعلوم التطبيقية (SEAS)، ومعهد ويس. (معهد ويس). وفقًا لـ Diqiaggio، أكملت Wyss وضع علامات RFID على جميع الأصول القديمة، بينما تقوم FAS وSEAS الآن بوضع علامات على ما يقرب من 8000 من الأصول. ويبلغ إجمالي الكليات الأربع حوالي 100 مبنى، ويحتوي كل مبنى على الأصول.

بيان: الصور أعلاه تظهر فقط المنتج، وحقوق الملكية الفكرية للشعار المملوك للعلامة التجارية الخاصة بهم